Preguntes clau abans d'escollir un ERP

Fa més de 8 anys que vaig tenir el meu primer contacte amb el món de l’ERP (Enterprise Resource Planning). Què és un ERP? Aquesta és la primera pregunta que em va venir al cap quan em vaig postular a una oferta de treball.

Al llarg dels anys he entès que un ERP té una definició tècnica. A l’hora de la veritat el problema que intenta solucionar es distorsiona. Els proveïdors i implantadors d’ERP fan l’embolic al client final de forma conscient o inconscient en molts casos.

En aquest article em centraré a respondre diverses preguntes importants que des del meu punt de vista t’ajudaran a entendre millor què és un ERP si ets una empresa.

Quin és l’objectiu d’un ERP?

Més enllà de millorar processos empresarials, la meva opinió és que l’ERP ha de millorar principalment 3 coses:

Beneficis monetaris: La implementació d’un ERP ha d’estar recolzada per un augment dels beneficis a final d’any. Això argumenta que l’ERP no és una despesa, sinó una inversió que es tradueix en resultats positius per a l’empresa.
Optimització del temps: Els teus empleats o companys poden abandonar les tasques repetitives i confiar en el sistema per automatitzar processos. Això us permet concentrar-vos en el que realment importa: aportar valor al teu negoci.
Millora de relacions amb tercers: La implementació d’un ERP fomenta relacions més sòlides amb proveïdors i clients. Això ajuda a que l’entorn de l’empresa millori notablement.

Què necessito abans de buscar ERP?

Fa un temps vaig descobrir el consultor i youtuber Erik Kimberling. Al seu llibre The Final Countdown descriu tres passos imprescindibles en qualsevol empresa que vulgui digitalitzar-se i amb els quals coincideixo plenament:

Estratègia Empresarial: Definir una visió i missió clares que alineïn les metes a mitjà i llarg termini de l’empresa. Això inclou identificar mercats objectiu, anàlisi de competència i formulació d’un pla d’acció. Això correspon a direcció general.
Equip de treball: Tenir un equip competent i adaptable que estigui alineat amb la visió de l’empresa. Busca persones interdisciplinàries que tinguin una visió global de l’empresa. No va d’edat ni d’experiència. Són persones que teixeixen ponts més enllà de la seva àrea.
Implementar tecnologia: Aquest pas va al final. En el meu cas busco solucions tecnològiques que optimitzin els processos operatius i millorin l’eficiència. Això pot incloure la implementació d’un sistema ERP, integracions, CRM, MES… o simplement trucar-se més entre departaments.

Què faig si venen a vendre’m?

Primer de tot és ser franc amb tu mateix. Si no has definit una estratègia empresarial i un equip de treball, difícilment podràs tenir clar què necessites. Si no estàs en aquest punt, comenta-li educadament que encara no estàs interessat i que torni en un temps. Creu-me que tornarà.

El segon és comptar amb un consultor independent que t’acompanyi durant tot el procés. El partner o proveïdor d’ERP ve a vendre’t i com més millor. Això és legítim i has d’estar assessorat per un expert on les seves prioritats siguin les mateixes que les teves.

Un ERP ho farà tot?

Et poso un exemple per a un client d’automoció que vaig tenir. Es dedicaven a injectar peces d’interiors de vehicles. Aquesta gent usava l’ERP únicament per fer comandes, albarans i factures.

En aquell moment em vaig escandalitzar. Al llarg dels anys m’he adonat que no estaven tan bojos. Tenien un sistema per a cada cosa. Per a producció un MES. Per a magatzem un WMS. Per a seguiment de clients un CRM.

Si haguessin estat del sector retail i volum semblant, l’estructura hauria estat semblant però afegint un portal web on les comandes dels clients fossin introduïdes. Segurament la comanda arribaria a l’ERP i després viatjaria a un CRM per després fer seguiment al client i poder explotar les dades millor.

Una pime necessita un ERP?

Aplica això a una pime industrial que actualment gestiona els articles, comandes, albarans, factures i ordres de producció per mitjà d’excels compartits en unitats de xarxa i amb 10 còpies a l’escriptori?

Jo sóc jo i la meva circumstància, i si no la salvo a ella no em salvo jo - Ortega i Gasset

La frase d’Ortega i Gasset pot aplicar-se sense equivocació a la teva empresa. La teva empresa et fa única i el context també. No entendre una de les parts farà que sàpigues la resposta a mitges. Per tant una pime necessita a vegades un ERP i a vegades no.