Preguntas clave antes de escoger un ERP

Hace ya más de 8 años que tuve mi primer contacto con el mundo del ERP (Enterprise Resource Planning). ¿Qué es un ERP? Esa es la primera pregunta que me vino a la cabeza cuando me postulé a una oferta de trabajo.

A lo largo de los años he entendido que un ERP tiene una definición técnica. A la hora de la verdad el problema que intenta solucionar se distorsiona. Los proveedores e implantadores de ERP hacen el lío al cliente final de forma consicente o inconsciente en muchos casos.

En este artículo voy a centrarme en responder varias preguntas importantes que desde mi punto de vista van a ayudarte a entender mejor qué es un ERP si eres una empresa.

¿Cuál es el objetivo de un ERP?

Más allá de que mejora procesos empresariales, mi opinión es que el ERP debe mejorar principalmente 3 cosas:

Beneficios monetarios: La implementación de un ERP debe estar respaldada por un aumento en los beneficios a final de año. Esto argumenta que el ERP no es un gasto, si no una inversión que se traduce en resultados positivos para la empresa.
Optimización del tiempo: Tus empleados o compañeros pueden abandonar las tareas repetitivas y confiar en el sistema para automatizar procesos. Esto os permite concentraros en lo que realmente importa: aportar valor a tu negocio.
Mejora de relaciones con terceros: La implementación de un ERP fomenta relaciones más sólidas con proveedores y clientes. Esto ayuda a que el entorno de la empresa mejora notablemente.

¿Qué necesito antes de buscar ERP?

Hace un tiempo descubrí al consultor y youtuber Erik Kimberling. En su libro The Final Countdown describe tres pasos imprescindibles en cualquier empresa que quiera digitalizarse y con los que concidio plenamente:

Estrategia Empresarial: Definir una visión y misión claras que alineen las metas a medio y largo plazo de la empresa. Esto incluye identificar mercados objetivo, análisis de competencia y formulación de un plan de acción. Esto corresponde a dirección general.
Equipo de trabajo: Tener un equipo competente y adaptable que esté alineado con la visión de la empresa. Busca personas interdisciplinares que tengan una visión global de la empresa. No va de edad ni de experiencia. Son personas que tejen puentes más allá de su área.
Implementar tecnología: Este paso va al final. En mi caso busco soluciones tecnológicas que optimicen los procesos operativos y mejoren la eficiencia. Esto puede incluir la implementación de un sistema ERP, integraciones, CRM, MES…o simplemente llamarse más entre departamentos.

¿Qué hago si vienen a venderme?

Primero de todo es ser franco contigo mismo. Si no has definido una estrategia empresarial y un equipo de trabajo, difícilmente vas a poder tener claro que necesitas. Si no estás en ese punto, comentale educadamente que aún no estás interesado y que vuelva en un tiempo. Creeme que volverá.

Lo segundo es contar con un consultor independiente que te acompañe durante todo el proceso. El partner o proveedor de ERP viene a venderte y cuanto más mejor. Eso es legítimo y tienes que estar asesorado por un experto dónde sus prioridades son las mismas que las tuyas.

¿Un ERP lo hará todo?

Te pongo un ejemplo para un cliente de automoción que tuve. Se dedicaban a inyectar piezas de interiores de vehículos. Esa gente usaba el ERP únicamente para hacer pedidos, albaranes y facturas.

En ese momento me escandalicé. A lo largo de los años me he dado cuenta que no estaban tan locos. Tenían un sistema para cada cosa. Para producción un MES. Para almacén un WMS. Para seguimiento de clientes un CRM.

Si hubiesen sido del sector retail y volumen parecido, la estructura hubiese sido parecida pero añadiendo un portal web dónde los pedidos de los clientes fueran introducidos. Seguramente el pedido llegaría al ERP y luego viajaría a un CRM para luego dar seguimiento al cliente y poder explotar los datos mejor.

¿Una pyme necesita un ERP?

¿Aplica esto a una pyme industrial que actualmente gestiona los artículos, pedidos, albaranes, facturas y ordenes de producción por medio de excels compartidos en unidades de red y con 10 copias en el escritorio?

Yo soy yo y mi circunstancia, y si no la salvo a ella no me salvo yo - Ortega y Gasset

La frase de Ortega y Gasset puede aplicarse sin equivocación a tu empresa. Tu empresa te hace única y el contexto también. No entender una de las partes hará que sepas la respuesta a medias. Por tanto una pyme necesita a veces un ERP y a veces no.